Bergen,Månen

Dette er en beskjed som fra tid til annen dukker opp i min egen og mine kollegers innboks:

Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator.
…
You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size.
To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst).
Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit.
You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed.

Denne beskjeden skaper merkbare problemer for en del. Sikkert godt hjulpet av at eposten ikke gir noen god forklaring på hvordan man kan frigi plass i innboksen. Forslaget om å slette eposter som ikke er i bruk er særdeles dårlig siden en epost ikke er noe man bruker eller ikke. Det er snarere en fortløpende dokumentasjon av ens kommunikasjon og samhandling med andre personer. Ofte inneholder selv små, trivielle eposter biter av informasjon man kan trenge senere: Kontaktinfo, møtetidspunkt, praktisk info, lovnader etc. Hvis man sletter disse epostene risikerer man å slette viktig del av ens “hukommelse” noe som kan skape praktiske problemer senere hvis det for eksempel oppstår usikkerhet om hva man har avtalt. Når det gjelder å flytte utdaterte eposter til “your personal folder file (.pst)” må jeg innrømme jeg ikke helt skjønner hva som menes, rent bortsett fra at det er vanskelig nok å finne frem i gamle eposter i Outlooks innboks til at jeg er spesielt lysten på å lempe det over i eksterne foldere. For det tredje er de fleste epostene man mottar så små at det vil ha liten langsiktig effekt å slette dem, sammenlignet med å konsentrere seg om epostene med store vedlegg. Det er ikke uvanlig med vedlegg på 10MB, 20MB og 30MB, noen ganger kan det komme monstereposter helt opp til 50MB.

For å gjøre en lang historie kort: Det holder som regel å slette de største epostene (jeg pleier å kvitte meg med 2MB og oppover). En kollega av meg som nylig fikk denne feilmeldingen hadde en epost med bildevedlegg på over 54MB. Man skal slette ganske mange vanlige teksteposter på 5-20kb før man er oppe i tilsvarende størrelse.