Google-Excelhack som erstatning for betennelsesdempende medisiner

Det er kanskje ikke det aller mest avanserte trikset i boka, men dukker anledningen først opp til å bruke det kan du både spare ganske mye tid og betydelig redusere repeterende og belastningskadefrembringende muse- og tastaturbevegelser. I tillegg kan det bidra til et fokusskifte i administreringen av store mengder informasjon fra mekanisk repetetitive handlinger til analytisk kvalitative vurderinger.

Fra tid til annen sitter man med et stort excel-regneark fullt av informasjon som skal oppdateres eller utvides; adresselister, invitasjonslister, oversikter over hva som helst. For min del handlet det om å oppdatere og forbedre en massiv database med flere tusen registreringer som igjen inneholdt en rekke underpunkter. Dette er en tidkrevende jobb, og kanskje enda verre; en type oppgave som fort kan bidra til å forverre eventuelle musearmtendenser eller lignende (En senebetennelse i armen har begynnt å røre på seg, derfor den tvangsaktige opptattheten av belastningsskader).

Frustrasjonen begynnte å vokse etter et par timer med veksling mellom Excel og Google og ctrl-C, alt-tab, ctrl-L og ctrl-V, osv. Så jeg tok en lang lunsj på taket av Rokkanbygget mens jeg så på solformørkelsen sammen med et par kolleger fra formidlingsavdelingen til UiB.

Tilbake på kontoret gjorde jeg dagens siste manuelle Googlesøk og fant denne siden: Dynamic Hyperlinks in Excel, og det funker like bra i Excel som i Google Spreadsheet:

På et passende sted lager man en ny kolonne (det er den rekken som går nedover). I dette tilfellet foretrekker jeg ha den så fort som mulig, så for min del blir det B-kolonnen, men dette er en smakssak. Vi antar at den første raden i excelregnearket inneholder navn på de forskjellige kategoriene, så dermed ser formelen slik ut:

=HYPERLINK(«http://www.google.com/search?q=»&A2)

Formelen genererer en link som ved museklikk åpner Googlesøketreff på innholdet i hovedraden ‘A’ i en nettleser.

‘HYPERLINK’ formaterer resultatet slik at det blir en klikkbar link. Siden det er mellomrom i teksten som legges inn i søkestrengen vil ikke Excel kjenne den igjen som en url, derfor bruker man ‘HYPERLINK’ til å formatere resultatet. I norske versjoner av Office må ‘HYPERLINK’ erstattes med ‘HYPERKOBLING’. ‘http://www.google.com/search?q=’ er søkeurlen til Google. ‘&’ legger sammen tekst. ‘A2’ er i dette tilfellet cellen med teksten som skal sjekkes.

Formelen skrives en gang, og så trekkes cellen nedover kolonnen den står i og den vil automatisk oppdatere seg slik at den henter tekst fra riktig A-celle. Regnearket (et eksempel i sakens anledning, ikke det jeg jobbet med) vil se omtrent slik ut i Google Spreadsheet, og mer eller mindre identisk i Excel:

google_excel

Cellene i kolonne B er klikkbare og vil åpne en ny nettleserside med googletreff. Legg merke til en fin detalj her: Innholdet i cellen som man skal sjekke har mellomrom i teksten. Googles søkemotor er hakket smartere enn regnearkene på dette punktet og forstår helt korrekt at alle ordene er del av samme søkestreng og utfører søket uten å trøble. Linker er ofte lange og stygge så på de to siste linjene har jeg pyntet litt på formelen:

=HYPERLINK(«http://www.google.com/search?q=»&A5;»Google»)

Teksten etter semikolonet vises i cellen istedet for søkestrengen, men resultatet blir det samme: En lang liste hvor det kun trengs 2 operasjoner for å få Googlesøkesvarene. Selv med frisk bruk av hurtigtaster krevde gamlemåten likevel 7 operasjoner for å gjøre det samme. Selv på en moderat lang liste med 100 punkter som skal sjekkes utgjør det en forskjell på 500 enkeltoperasjoner med mus eller tastatur.

Legg igjen et svar

XHTML: Du kan benytte disse taggene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>